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Einen Vertrag mit einem Softwareedienstleister zu unterzeichnen bedeutet, sich auf eine Geschäftsbeziehung zu einigen. Damit dieses Verhältnis funktioniert, muss es von beiden Seiten gepflegt werden. Offene Preisgestaltung, transparente Kommunikation, technischer Support, Geduld und Verständnis sind Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Aber nicht alle Kooperationen mit Dienstleistern sind zufriedenstellend. Daher kommen Unternehmen, die Softwaredienstleistungen in Anspruch nehmen, oft an einen Punkt, an dem sie entweder den Anbieter wechseln müssen oder zumindest darüber nachdenken. 

Wann ist es an der Zeit, sich von Ihrem derzeitigen Softwareentwicklungs-Dienstleister zu trennen?

Ihr Dienstleister erwartet von Ihnen, dass Sie Ihre Anforderungen definieren. Und Sie erwarten von Ihren Dienstleistern ein Verständnis dafür, wie Sie arbeiten und die Prozesse in einer für Sie sinnvollen Weise automatisieren und standardisieren möchten. Die Perspektiven sind unterschiedlich, was oft zu Missverständnissen führen kann.

Es sollte angestrebt werden, Geschäftspartnern seine Bedürfnisse mitzuteilen und sich um die Lösung von Problemen zu bemühen. Wenn es trotz Bemühingen nicht zum gewollten Ergebnis führt, ist es Zeit für eine Veränderung. Die folgenden Gründe sind die häufigsten, die Entscheidungsträger dazu veranlassen, einen Wechsel des Dienstleisters in Betracht zu ziehen.

  • Mangelnde Performance:

Nach einigen erfolgreichen Quartalen machen Projekte keine Fortschritte mehr, sie kommen nur noch langsam voran oder sind gar nicht mehr zufriedenstellend. SLAs (Service-Level-Agreements) werden nicht eingehalten und Sie sind dankbar, wenn der Dienstleister selbst die wesentlichen Leistungskennzahlen erfüllt.

  • Änderungen der Projektabläufe:

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Dienstleister Änderungen in seinen Prozessen einführt. Diese Änderungen wirken sich oft auf die Preisgestaltung aus, wodurch der Anbieter deutlich teuerer wird.

  • Kündigung des Anbieters:

Ihr Software-Partner hat Sie über die Vertragskündigung seinerseits informiert. Das geschieht, wenn Ihr Dienstleister Ihr Projekt als geringfügig und weniger bedeutend betrachtet oder aus einem anderen Grund, den er für die Aussetzung des Vertrags für entscheidend hält. 

  • Sie als Selbstläufer anzusehen:

Sie sind für Ihren Softwaredienstleister nur ein gewöhnlicher Kunde geworden. Nach einem vielversprechenden Start hat Ihr Dienstleister seinen Schwerpunkt auf die Gewinnung neuer Kunden verlagert, statt sich auf die Bindung bestehender Kunden zu konzentrieren.

  • Abrechnung unbenötigter Funktionen:

Anbieter wissen, dass der Wechsel eines Dienstleisters kein risikoloser Prozess ist, der Mehrkosten verursacht. Sie erwarten daher, dass Sie für unnötige Dienstleistungen und Funktionen bezahlen weil sie wissen, dass es für Sie einfacher ist zu bezahlen als den Dienstleister zu wechseln. Darüber hinaus verlangen sie oft Wartungs- und Verwaltungsgebühren, auch wenn sie nicht Ihren Erwartungen entsprechen.

  • Mangelndes Vertrauen:

Es ist nicht einfach, zukünftige Hereusforderungen zu meistern, wenn Ihr Dienstleister nicht offen über seine Fehler spricht. Diese zu verschweigen anstatt sie transparent zu kommunizieren, schafft eine Atmosphäre des Misstrauens. In diesem Fall ist es schwierig, dem Dienstleister sensible Daten anzuvertrauen und nächste Schritte anzugehen.  

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Größte Hürden für den Anbieterwechsel

Selbst wenn Ihnen bewusst ist, dass die Kooperation zwischen Ihnen und Ihrem Softwaredienstleister nicht funktioniert und es offensichtlich ist, dass eine Änderung erforderlich ist, fällt es vielen schwer, sich für einen neuen Anbieter zu entscheiden. Die Entscheidung einen Vertrag zu kündigen, ist eine weitreichende Veränderung und die größte Hürde besteht im sogenannten „Sunk Cost fallacy“. Sie sind unzufrieden, können aber die investierte Summe in Ihren Gedanken nicht abschreiben. Sie bleiben also Ihrem Anbieter gegenüber loyal, weil Sie das Gefühl haben, dass bereits zu viel Geld, Zeit und Ressourcen in das Projekt investiert wurden.

Zudem besteht ein gewisses Restrisiko, das ein Wechsel Ihres Software-Projekts zu einem anderen Dienstleister mit sich bringt. Es ist nicht leicht, die Entscheidung über einen Wechsel des Unternehmens zu treffen und es ist noch schwieriger zu entscheiden, welcher Softwaredienstleister stattdessen beauftragt wird. Deshalb ist es wichtig, eine gründliche Recherche über mögliche neue Unternehmen durchzuführen. Denn nur so kann man sicher sein, dass die Entscheidung, die man trifft, die Richtige ist.

Das häufigste Hindernis ist in der Regel schlechtes Timing. Es ist schwer zu entscheiden wann der beste Zeitpunkt für die Übergabe Ihres Software-Projekts ist. Es gibt immer wichtige Dinge, die erreicht werden müssen und es scheint, dass es keinen guten Zeitpunkt für einen so wichtigen Schritt gibt. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Wechsel des Dienstleisters

Welchen Grund Sie auch immer haben, Ihren Softwaredienstleister zu wechseln, bedenken Sie, dass es ein wichtiger Prozess ist, der komplex sein kann – aber nicht muss. Aus diesem Grunde planen Sie gründlich! Dieser Leitfaden enthält die wichtigsten Schritte, die berücksichtigt werden sollten, damit der Übergabeprozess so reibungslos wie möglich verläuft. 

1. Beurteilung des aktuellen Standes

Vergewissern Sie sich, dass Sie den genauen Grund kennen, warum Sie Ihren Dienstleister wechseln wollen. Anhand dieser Information wissen Sie, was Sie bei anderen Anbietern berücksichtigen und was Sie vermeiden sollten. Denken Sie darüber nach, was Ihr angestrebter Entwicklungsstand ist, und vergleichen Sie ihn mit dem aktuellen Status. Was sind Funktionen, die noch verbessert werden müssen? Welche unnötigen Features bezahlen Sie, brauchen sie aber nicht? Indem Sie den aktuellen Stand beurteilen und eine Prioritätenliste erstellen, können Sie mit potenziellen Dienstleistern klarer über Ihre Bedürfnisse und über deren Angebot sprechen.

2. Recherche

Die Zukunft Ihres Software-Projekts hängt größtenteils von Ihrem Dienstleister ab. Es liegt also in Ihrem Interesse, den Anbieter zu finden, der am besten zu Ihren Bedürfnissen und Erwartungen passt. Deshalb ist die Recherche von entscheidender Bedeutung. Sie sollten nicht nur die Services und Preise der Anbieter berücksichtigen, sondern auch ihr Fachwissen und ihre Erfahrung. Setzen Sie sich mit verschiedenen Unternehmen in Verbindung, senden Sie Anfragen, vereinbaren Sie Telefonate oder Meetings und sammeln Sie so viele Informationen, wie Sie benötigen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

3. Kostenkalkulation

Wie hoch sind die Kosten um Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen? Selbst wenn der Preis hoch erscheint ist er in der Regel überschaubarer, als Sie denken.  Denn es ist  manchmal besser, das Projekt neu zu aufzusetzen und es wieder auf die Erfolgsspur zu bringen, als bei dem derzeitigen Anbieter zu bleiben, der nicht in der Lage ist, Ihren Standards oder Anforderungen gerecht zu werden. In diesem Fall würden Sie nur noch mehr Geld verlieren und wenig bis gar keine Fortschritte machen. 

4. Bereitstellung der Dokumentation

Stellen Sie sicher, dass dem neuen Team ausreichend Informationen und Unterlagen zur Verfügung gestellt werden – im Idealfall bedeutet das die Projektdokumentation ( fachliche und/oder technische Dokumentation), den Quellcode und die Datenbankstruktur. Ohne Dokumentation muss das neue Team viel mehr Zeit für die Analyse des Codes investieren. Ein erfahrener am Projekt beteiligter Entwickler oder Projetkleiter sollte die Erstellung einer Dokumentation verantworten.

5. Onboarding des neuen Teams

Ermöglichen Sie dem alten und dem neuen Entwicklungsteam eine zeitliche Überlappung um zusammenzuarbeiten. Alle nützlichen Informationen über die Software und die Herausforderungen bei der Umsetzung sollten auch mit dem neuen Dienstleister besprochen werden, damit der Übergabeprozess der Software erfolgreich verlaufen kann. Wenn beide Teams während des Onboardings zusammenarbeiten, kann das den gesamten Prozess verbessern und beschleunigen. 

Fazit

Die Zusammenarbeit bei IT-Projekten sollte auf Wissen, Transparenz und gegenseitigem Vertrauen basieren. Nachdem Sie sich für einen neuen Dienstleister entschieden haben, sollten Sie offen sein und die Probleme des vorherigen Teams nennen um sicherzustellen, dass diese nicht wieder auftreten. Ebenfalls ist es für Ihren neuen Dienstleister wichtig, Ihre Erwartungen und Ziele zu kennen.

Falls Sie darüber nachdenken, Ihr Softwareprojekt an einen anderes Unternehmen zu übergeben und noch Fragen haben, sind wir gerne für Sie da, um Ihnen alle weiteren erforderlichen Informationen bereitzustellen. Sie können uns gerne über Ihren bevorzugten Kanal auf unserer  Website kontaktieren.  

Und falls wir Ihre Wahl sind, können Sie sich auf uns verlassen, da wir diese Schritte bereits mit einigen unserer Kunden gegangen sind und diese beim Dienstleister-Wechsel unterstützt haben.Wenn Sie sich für uns entscheiden, entscheiden Sie sich für ein zuverlässiges und erfahrenes Team, das einen reibungslosen und erfolgreichen Software-Übergabeprozess für Sie gewährleistet.